STATUTS de

l' ACCUEIL des VILLES FRANÇAISES de VIC-en-BIGORRE

adoptés lors du Conseil d'Administration du  20 avril 2022 et

adoptés lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire du 1er juin 2022

Préambule

La charte du réseau des AVF expose les fondamentaux du réseau. Elle reprend les valeurs, les moyens d'action, l'organisation générale, les atouts de l'appartenance au réseau des AVF.

Les présents statuts, complétés d’un règlement intérieur, définissent les règles de fonctionnement au sein de l’AVF de Vic-en-Bigorre.

I - objet – composition

Article 1er. – Constitution et durée

Il est constitué entre les adhérents aux présents statuts et ceux qui y adhéreront ultérieurement, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 modifiée, et ses textes d’application, (ou par le code local pour l’Alsace et la Moselle) ayant pour dénomination :

ACCUEIL DES VILLES FRANCAISES de VIC-en-BIGORRE

Sa durée est indéterminée.

Article 2 – Appartenance au réseau des AVF

L’AVF de Vic-en-Bigorre, qui a une gestion autonome et ses propres moyens d’action, adhère à l’Union Régionale AVF (URAVF) de Midi-Pyrénées qui, elle-même, est adhérente de l’UNAVF.

Dans ce cadre, l’AVF de Vic-en-Bigorre a conclu une convention d’appartenance au réseau avec l’UNAVF et s’engage à la respecter.

La perte de la qualité de membre du réseau AVF, pour quelque raison que ce soit, entraîne automatiquement pour l’association AVF de Vic-en-Bigorre l’interdiction immédiate d’utiliser la dénomination AVF ou Accueil des Villes Françaises (marque déposée) ou l’une quelconque de ses composantes, l’interdiction de reproduire ou de se référer pour tout ou partie aux statuts-types des AVF ainsi que l’interdiction d’utiliser tout ou partie du logo des AVF, et de se réclamer d’une façon quelconque de l’appartenance aux AVF, ou de se présenter directement ou indirectement comme ancien membre du réseau AVF. En conséquence, l’association AVF de Vic-en-Bigorre devra procéder dans les plus brefs délais aux changements de ses statuts pour supprimer toute référence au nom et au réseau AVF.

Article 3. – Objet et moyens d’action

 L’Association AVF de Vic-en-Bigorre a pour mission d'accueillir en priorité les nouveaux arrivants dans nos villes et les personnes en recherche de lien social pour favoriser la création et le développement d'un réseau relationnel.

L’Association AVF de Vic-en-Bigorre ne poursuit aucun but confessionnel ou politique, et s’interdit toute discussion à ce sujet.

L’association développera tous les moyens qu’elle jugera appropriés pour réaliser son objet.

Article 4. – Siège social

Le siège social est fixé à Vic-en-Bigorre.

Il pourra être transféré en toute autre commune du périmètre de l’intercommunalité par décision du conseil d’administration.

Article 5. – Dispositions financières

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Article 5. – Dispositions financières
5.1. Cotisations

Les membres de l’association contribuent à la vie de celle-ci par le versement d’une cotisation dont le montant est fixé chaque année par l’assemblée générale.

La cotisation est annuelle et valable du 1er septembre au 31 août.

5.2. Ressources

Les ressources de l’association proviennent :

• Des cotisations annuelles des membres et de leurs éventuels apports
• Des subventions publiques
• Des dons manuels et aides privées que l’association peut recevoir
• Des dons des établissements d’utilité publique
• Des revenus de biens de valeurs de toute nature appartenant à l'association
• De recettes des manifestations exceptionnelles
• Le cas échéant, des sommes perçues en contrepartie des biens vendus ou des prestations fournies
• De toute autre ressource non interdite par la loi et les règlements en vigueur.

5.3. Exercice social

L’exercice social commence le 1er juin pour se terminer le 31 mai de l'année suivante.

5.4. Comptes et documents annuels

Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses ou, si nécessaire, une comptabilité établie selon les normes du plan comptable associatif et faisant apparaître annuellement un compte de résultat avec situation de trésorerie et, le cas échéant, un bilan et une ou plusieurs annexes.  Les comptes annuels sont tenus au siège social à la disposition de tous les membres, avec le rapport moral d’activités, le rapport financier, le rapport du membre désigné contrôleur aux comptes et le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, pendant les quinze jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.

En tant que de besoin, l’assemblée générale ordinaire peut nommer un contrôleur aux comptes bénévole choisi, en dehors des membres du conseil d’administration (membre ou personne extérieure).

Le contrôleur aux comptes établit et présente, chaque année, à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission.

Article 6. – Composition – Acquisition de la qualité de membre

L’association se compose de membres actifs, de membres d’honneur et éventuellement de membres bienfaiteurs.

L’URAVF de Midi-Pyrénées, personne morale, est invitée permanente à l’Assemblée Générale avec voix consultative.

Sont membres actifs, les personnes physiques ou morales qui s’engagent à :

• Adhérer aux objectifs de l’association, à ses statuts et à son règlement intérieur,
• Apporter autant que possible leur concours aux activités, aux animations et au fonctionnement de l’association,
• Acquitter une cotisation annuelle dont le montant est fixé par l’assemblée générale, sur proposition du conseil d’administration.

Sont membres d’honneur sur décision du conseil d’administration (et dispensés du paiement d’une cotisation), les personnes qui ont contribué à la prospérité de l’association ou aux buts que celle-ci se propose de poursuivre, grâce à leur appui moral et à la qualité du service rendu. Les membres d’honneur peuvent assister à l’assemblée générale, à titre consultatif.

Sont membres bienfaiteurs, sur décision du conseil d’administration, les personnes physiques ou morales qui apportent sans contrepartie leur soutien financier ou matériel à l’association. Les membres bienfaiteurs sont dispensés du paiement d’une cotisation. Ils peuvent assister à l’assemblée générale, à titre consultatif.

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Ne peuvent acquérir la qualité de membre actif ou de membre d’honneur de l’association que les personnes agréées par le conseil d’administration.

Le conseil d’administration est souverain pour accepter ou rejeter une demande d’adhésion, sans avoir à motiver sa décision.

Par sa seule adhésion annuelle, chaque membre s’engage à respecter les présents statuts ainsi que les autres documents internes notamment le règlement intérieur de l’association lorsqu’il existe. Par son adhésion annuelle le membre reconnaît en avoir pris connaissance et les accepter.

Article 7. – Perte de la qualité de membre

La qualité de membre de l'association se perd de plein droit notamment par :

• la démission adressée par écrit au président
• le décès pour les personnes physiques ou la dissolution, liquidation judiciaire ou fusion pour les personnes morales
• le non-paiement de la cotisation annuelle à échéance.

En outre, le conseil d’administration peut prononcer l’exclusion d'un membre, notamment pour les motifs suivants, sans que cette liste soit exhaustive : non-respect des statuts, du règlement intérieur, le cas échéant des décisions du conseil d’administration ou de l’assemblée générale, pour tout comportement portant préjudice à l’association, pour tout autre motif grave apprécié souverainement par le conseil d’administration.

Le membre concerné aura été invité, au préalable, à présenter ses explications.

La perte de la qualité de membre ne met pas fin à l’association qui continue d’exister entre les autres membres.

II - administration et fonctionnement

Article 8. –Conseil d’administration

8.1. Composition

L’association est administrée par un conseil d’administration, composé au minimum de 3 membres actifs, personnes physiques ou morales selon des modalités précisées dans le règlement intérieur.

Les administrateurs sont élus pour 3 ans, par l’assemblée générale parmi les membres actifs.

8.2.  Pouvoirs du conseil d’administration

Le conseil d’administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour gérer, diriger et administrer l’association, sous réserve de ceux statutairement réservés à l’assemblée.

Le conseil d’administration est notamment compétent pour :

• définir le programme d’actions de l’association, et définir sa politique d’engagements ;
• définir la politique et les orientations générales de l’Association ;
• arrêter les grandes lignes d’actions de communication et de relations publiques ;
• agréer les personnes souhaitant être membres de l’Association ;
• prononcer l’exclusion des membres ;
• adopter, le cas échéant, le règlement intérieur venant préciser les présents statuts, ainsi que les modifications à y apporter, sur proposition du bureau ;
• décider la création de commissions ou de comités internes ; désigner les membres de ces commissions ou comités ;
• adopter le rapport annuel d’activité ;
• Préparer les rapports sur la gestion et sur la situation morale et financière de l’association

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• discuter et arrêter les comptes de l’exercice clos et proposer l’affectation du résultat à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale;
• arrêter le budget et ses modifications à soumettre à l’approbation de l’assemblée générale ;
• proposer le montant de la cotisation annuelle ;
• décider d’engager toute action judiciaire ou autre jugée utile à la défense des intérêts de l’association ;
• décider de convoquer l’assemblée, fixer son ordre du jour ainsi que le texte des résolutions ;
• autoriser, en dehors de la gestion courante, les acquisitions et cessions de biens mobiliers, les marchés, les baux et les contrats de location ainsi que les cautions et garanties accordées en son nom ;
• nommer et révoquer les membres du bureau ;
• contrôler l’exécution par les membres du bureau des fonctions qui leur incombent ;
• décider de la création, si besoin, des postes de salariés, embaucher et licencier tous les salariés de l’association ; fixer leur rémunération, être chargé de tout ce qui concerne la gestion du personnel de l’association.

Le conseil d’administration peut déléguer ses pouvoirs au bureau ou à toute personne et notamment à un membre du bureau. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations.

8.3. – Convocations, réunions du conseil d’administration et décisions

Les règles de convocation et de fonctionnement du conseil d’administration sont précisées dans le règlement intérieur.

En cas de nécessité, le président peut décider d’organiser la réunion du conseil en visioconférence ou de manière mixte en visioconférence et présentiel.

Dans ce cas, sont réputés présents, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

En cas d’urgence, le président peut également consulter les membres du conseil d’administration par écrit et notamment par voie électronique.

Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.

Article 9. -  Le bureau et ses membres

9.1. Le bureau

Le conseil d’administration élit, en son sein, au minimum un président, un trésorier, un secrétaire général et si possible un vice-président, que l’on nomme collectivement le bureau.

Le bureau assure collégialement la gestion courante de l’association et veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et de l’assemblée générale. 

Le Conseil d’Administration peut également nommer des adjoints, en fonction des besoins de l’association.

                Adjoint SA (Service d'Accueil)

                Adjoint Communication / webmestre

                Adjoint Formation

Les fonctions de membre du bureau prennent fin par le terme du mandat, la démission, la perte de la qualité d'administrateur ou de membre de l’association et la révocation par le conseil d'administration.

9.2. Les membres du bureau

a) Le Président est le représentant légal de l’association dans tous les actes de la vie civile, auprès de tous les organismes publics ou privés. Il agit au nom et pour le compte du conseil d’administration et de l’association. Il est chargé d’exécuter les décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration et du bureau et d’assurer le bon fonctionnement au quotidien de l’association. Il ordonnance les dépenses dans le cadre du budget approuvé par le conseil d’administration. Il a qualité pour représenter l’association en justice, tant en demande qu’en défense, sans avoir à justifier d’un mandat exprès.

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Il ne peut être remplacé que par un mandataire agissant en vertu d’une procuration spéciale conférée par le bureau. 

Il peut déléguer ses pouvoirs à toute personne et notamment à un membre du Conseil d’administration de l’association ou du bureau. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations. Il informe les autres membres du Bureau des délégations consenties.

Il est habilité à ouvrir et faire fonctionner, dans tous les établissements de crédit ou financiers, tout compte et tout livret d’épargne.

Il fixe l’ordre du jour du conseil d’administration

Il préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales

Il veille à ce que les membres du Conseil d’administration disposent d’un dossier sur chacun des points soumis à la discussion des administrateurs et ce dans un délai de 5 jours précédant la réunion dudit conseil.

En cas d’empêchement du président d’exercer ses fonctions, le conseil d’administration pourvoit à son remplacement.

b) Le trésorier assure la gestion financière de l’association. A ce titre, il est chargé :

• D’établir ou faire établir sous son contrôle chaque année les comptes de l’association,
• De solliciter toute subvention,
• D’ouvrir et faire fonctionner, dans tout établissement de crédit ou financier, tout compte et tout livret d’épargne,
• De procéder à l’appel annuel des cotisations
• De procéder, sous le contrôle du président, au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes,
• D’établir ou faire établir sous son contrôle, lorsque c’est nécessaire, un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public.
• D’établir ou faire établir sous son contrôle, un rapport financier à présenter à l’assemblée générale
• D’établir ou faire établir sous son contrôle le budget prévisionnel annuel qui sera arrêté par le conseil d’administration puis approuvé par l’assemblée générale
• De tenir informés le bureau et le conseil d’administration de l’état des comptes, une fois par trimestre au minimum.

Il peut déléguer ses pouvoirs à toute personne et notamment à un membre du Conseil d’administration de l’association, ainsi qu’à un salarié. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations. Il informe les autres membres du bureau des délégations consenties.

c)  Le Vice- Président : Le conseil d’administration peut désigner au sein du bureau, un vice-président pour assister le président dans l’exercice de ses fonctions, et le remplacer en cas d'empêchement de ce dernier. Dans ce cas, il reçoit des attributions spécifiques, temporaires ou permanentes, définies par le conseil d’administration.

d) Le Secrétaire Général  veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association.

                Il procède matériellement à la convocation du conseil d’administration et des assemblées générales

                Il établit ou fait établir sous son contrôle, les procès-verbaux des réunions des assemblées générales, du conseil d’administration et du bureau

                Il tient ou fait tenir sous son contrôle, les registres de l’association

                Il procède ou fait procéder sous son contrôle aux déclarations à la préfecture, et aux publications au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales ou réglementaires.

En l’absence de secrétaire général, ces missions sont confiées au président ou à un autre administrateur.

e) Un responsable de l’accueil.  En l’absence du responsable en charge de la mission d'Accueil, cette mission est confiée au Président ou à un autre administrateur.

f) Un responsable de la formation. En l’absence du responsable de la formation, cette mission est confiée au Président ou à un autre administrateur.

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g) Un responsable de la Communication/Webmestre. En l'absence du responsable de la Communication/Webmestre, cette mission est confiée au président ou à un autre administrateur.

h) Un responsable du SA. En l'absence du responsable du SA, cette mission est confiée au président ou à un autre administrateur.

Article 10. – Commissions et comités

Le conseil d’administration peut décider la création de commissions ou de comités internes dont la composition, les missions et le fonctionnement sont précisés au règlement intérieur.

Article 11. -  Remboursement des frais des membres du conseil d’administration

Les fonctions de membre du conseil d’administration, du bureau ou des commissions sont gratuites. Les membres du conseil d’administration, du bureau ou des commissions ne peuvent recevoir aucune rémunération en raison des fonctions qui leur sont confiées. Des remboursements de frais sont seuls possibles selon des modalités précisées dans le règlement intérieur.

III– ASSEMBLEES GENERALES

Article 12 – Dispositions communes

12.1. Composition

Les membres de l’association se réunissent en assemblées générales, lesquelles sont qualifiées d'extraordinaires lorsque leurs décisions se rapportent à une modification des statuts, et d'ordinaires dans les autres cas.

L'assemblée générale se compose des membres actifs qui disposent de voix délibératives et des membres de droit, d’honneur qui disposent de voix consultatives. Les personnes morales sont représentées par leur représentant légal ou toute autre personne dûment habilitée à cet effet. Aucun d'entre eux ne peut s’y faire représenter par une personne non-membre de l’Association.

L’URAVF de Midi-Pyrénées, invitée permanente de l'association, assiste à l’assemblée générale avec voix consultative.

12.2. Convocation et fonctionnement de l’Assemblée

Les assemblées générales sont ordinaires ou extraordinaires ; leurs décisions régulièrement adoptées sont obligatoires pour tous.

Les règles de convocation et de fonctionnement des assemblées générales sont précisées dans le règlement intérieur.

En application des dispositions de l’article 2254 du code civil, la durée de la prescription des recours contre les décisions prises en assemblée générale est fixée à un an à compter de la date de la réunion.

Article 13 - Assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale ordinaire est réunie chaque année dans les six mois de la clôture de l’exercice, et chaque fois que nécessaire, aux jour, heure et selon les modalités indiquées dans la convocation.

13.1. Pouvoirs

L'assemblée générale ordinaire entend et se prononce sur le rapport du conseil d'administration sur sa gestion et sur la situation morale et financière de l’association ; elle approuve ou redresse les comptes de l'exercice clos, affecte le résultat, donne ou non quitus aux administrateurs pour leur gestion, fixe le montant des cotisations annuelles, approuve le budget de l'exercice suivant. Elle autorise les acquisitions et cessions de biens immobiliers, la constitution d’hypothèques et les emprunts. Elle procède, s’il y a lieu à l’élection, la révocation des administrateurs et délibère sur toutes les questions figurant à l’ordre du jour.

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13.2. Quorum et majorité

L'assemblée générale ordinaire peut valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les délibérations sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.

Article 14- Assemblée Générale Extraordinaire

14.1. Pouvoirs

L'assemblée générale extraordinaire a compétence pour modifier les statuts dans la limite de son appartenance au réseau. Elle est également compétente pour décider la dissolution de l’association, sa fusion ou sa transformation. Elle est également compétente pour statuer sur la sortie du réseau AVF.

D’une façon générale, elle a compétence pour prendre toutes décisions de nature à mettre en cause l’existence de l’association ou à porter atteinte à son objet essentiel.

Elle est convoquée chaque fois que nécessaire.

14.2. Quorum et majorité

Pour délibérer valablement, l'assemblée générale extraordinaire doit être composée du tiers au moins de ses membres, présents et représentés.

A défaut de quorum sur la 1ère convocation, l’assemblée est convoquée à nouveau sur le même ordre du jour. Lors de cette seconde réunion elle délibère valablement quel que soit le nombre de membres, présents ou représentés.

Les délibérations de l'assemblée générale extraordinaire sont prises à la majorité des deux tiers des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.

IV – DISPOSITIONS DIVERSES

Article 15 – Adhésion à d’autres associations

L’association ne peut adhérer à une autre association régie par la loi du 1er juillet 1901 que si celle-ci est sans appartenance politique ni confessionnelle et que ses objectifs complètent ou rejoignent les siens.

Article 16 : Dissolution

En cas de dissolution, l’assemblée générale extraordinaire désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés des opérations de liquidation.

Le (ou les) liquidateur(s) est (sont) investi(s) des pouvoirs les plus étendus pour réaliser l’actif et acquitter le passif.

A la clôture des opérations de liquidation, dans l’hypothèse où un actif apparaît, cet actif sera dévolu en faveur de l’URAVF ou d’un autre AVF, conformément aux dispositions de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.

En aucun cas, les membres de l’association ne peuvent être désignés bénéficiaires de l’éventuel boni de liquidation.

Article 17 : Règlement intérieur

Un règlement intérieur est établi par le bureau et adopté par le conseil d’administration. Il précise et complète les dispositions statutaires relatives au fonctionnement de l’association.

L’adhésion aux statuts emporte de plein droit adhésion au règlement intérieur.

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Article 18 : Protection de la vie privée

Les coordonnées d’un adhérent ne peuvent être communiquées à des tiers sans autorisation expresse de l’intéressé et uniquement au sein du réseau AVF avec exclusion de tout usage commercial, religieux ou politique. L’AVF s’engage à respecter les directives de la CNIL (commission nationale informatique et liberté) et plus généralement les dispositions législatives et réglementaires relatives à la protection des données personnelles y compris le règlement général pour la protection des données et notamment le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD).

STATUTS ADOPTES LORS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE du 1er JUIN 2022.

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